Am vorbit recent despre protejarea business-urilor împotriva fraudei pe timp de pandemie. Deşi atenţia ne-ar putea fi distrasă de confuzia generată de pandemia de COVID-19, specialiştii în investigaţii corporate avertizează firmele că pericolul fraudei ocupaţionale este unul constant, deloc de neglijat.
Principala armă împotriva vulnerabilităţilor o reprezintă planificarea şi gândirea strategică. Cu cât un business este mai pregătit să facă faţă unei tentative de fraudă, cu atat mai uşor aceasta va fi de prevenit sau de depistat. Piatra de temelie a oricărei strategii preventive este cultura organizaţională. În proiectele de investigaţii corporate, am observat deseori lipsa unei poziţii anti-fraudă ferme prezentă în comunicarea către angajaţi şi către exterior.
Punctul de pornire în dezvoltarea unei culturi de zero tolerance împotriva fraudei ocupaţionale îl reprezintă înţelegerea fenomenului fraudulos. Pentru aceasta, este nevoie ca factorii decizionali (business owner, top management, IT security) să înveţe să recunoască semnele producerii unei fraude. În articolul de astăzi, ne-am propus să descriem şase dintre aceste semne.
- Indicatori financiari suspecţi
Indicatorii financiari ai unei companii fluctuează constant. Cu toate acestea, există nişte parametri previzibili, acel business as usual din cadrul firmei. Când dinamica acestor parametri iese din tiparele obişnuite, specialiştii în business intelligence avertizează că ar putea fi vorba despre un caz de fraudă. Aceasta poate lua diferite forme: bugetele stabilite sunt depăşite în mod constant, se constată neconcordanţe la facturare (de exemplu, plăţile “de pe hârtie” nu corespund cu realitatea), se efectuează plăţi neobişnuite, s-au făcut plăţi identice simultan către furnizori diferiţi, modelele de factură ale unor furnizori noi arată neprofesionist etc.
Pe de altă parte, investigatorii de business amintesc că daca ceva pare prea bun ca să fie adevărat, probabil chiar este. Cu alte cuvinte, nu doar anomaliile financiare pot fi un semnal de alarmă, ci şi rezultatele prea bune. Dacă predicţiile de vânzări sunt depăşite în mod spectaculos, bugetele prognosticate nu sunt cheltuite sau dacă încasările depăşesc cu mult aşteptările, este posibil ca firma să fi căzut victimă unei fraude.
Nu în ultimul rând, dacă business-ul deţine mai multe conturi bancare, trebuie urmarite, cu atenţie, tranzacţiile dinspre şi spre acestea, dar şi cele intrabancare, pentru a urmări itinerariul fondurilor între diferitele conturi.
- Intensificarea email-urilor de spam
Dacă business-ul are un firewall intern, care, de obicei, blocheaza în mod eficient mesajele de tip spam, dar, de la o vreme, acesta a început să permită tot mai multor astfel de mail-uri să pătrundă în Inbox, este posibil să existe un server compromis în cadrul companiei. Acesta ar putea afecta integritatea altor sisteme informatice şi trebuie identificat de urgenţă. Există studii care arată că 83% dintre specialiştii în investigaţii corporate au observat o creştere semnificativă a fraudei cibernetice de la începutul pandemiei.
- Angajaţii se opun măsurilor preventive
Dacă management-ul încearcă să introducă măsuri anti-fraudă în cadrul companiei, iar anumiţi angajaţi se împotrivesc, ar putea fi un semn că aceştia au ceva de ascuns. Fireşte, trebuie luat în calculă instinctul natural al omului de rezistenţă la schimbare şi la nou. În plus, este posibil ca respectivele măsuri să afecteze, într-o oarecare măsură, gradele de libertate ale angajaţilor. Prin urmare, nu orice opoziţie trebuie tratată cu suspiciune. Reacţiile trebuie analizate, de la caz la caz şi trebuie păstrată vigilenţa privind orice împotrivire insistentă sau exagerată.
- Dezvoltarea bruscă a unor relaţii personale foarte apropiate
Mediul de lucru naşte prietenii şi chiar relaţii romantice, este firesc. Totuşi, există situaţii în care aceste relaţii par a lua naştere “peste noapte”. Cu alte cuvinte, se formează prietenii instantanee între colegi de lucru sau între angajaţi ai companiei şi angajaţi ai unui client ori furnizor. Acesta ar putea fi un semn că s-a constituit o celulă de fraudare, care pune la cale un act ilicit sau care a comis deja fapta respectivă. Astfel de prietenii instantanee nasc suspiciune în timpul unei investigaţii corporate şi sunt, de obicei, atent monitorizate de către investigatori.
- Circumstanţe neobişnuite
De multe ori, un angajat va avea nevoie să rămână la birou peste program sau chiar să muncească până târziu în noapte. Alteori, un angajat va avea nevoie de o zi liberă (sau chiar câteva zile libere) pentru a rezolva o problemă personală. Acestea sunt situaţii fireşti în mediul de business modern. Cu toate acestea, există şi situaţii în care aceste circumstanţe pot trezi suspiciunea unui investigator de business. Spre exemplu, un angajat care necesită în mod constant ore suplimentare, pe o perioadă lungă de timp sau care insistă să rămână ultimul la birou, după ce toţi colegii săi au plecat acasă, ridică suspiciuni. Este cu atât mai suspect dacă angajatul respectiv nu se plânge niciodată de aceste ore suplimentare, nu cere să fie degrevat de anumite responsabilităţi şi nu cere să fie plătit pentru orele suplimentare.
În egală măsură, un angajat care insistă să preia anumite proiecte sau anumite responsabilităţi, fără vreun beneficiu evident, poate ridica suspiciuni. De asemenea, un angajat care cere, în mod insistent, să lucreze cu un anume furnizor sau cu un anumit client prezintă un comportament atipic. Bineînţeles, există situaţii în care astfel de evenimente sunt acceptabile şi nu prezintă niciun motiv de îngrijorare. Cu toate acestea, este bine ca astfel de situaţii să fie monitorizate, mai ales daca ele coincid şi cu alte semnale din listă.
- Schimbarea bruscă a stilului de viaţă
Ceea ce face angajatul cu banii proprii nu ţine de interesul companiei, fireşte. Cu toate acestea, există situaţii când viaţa personală a unui angajat ridică suspiciuni privind posibila sa implicare într-o fraudă ocupaţională. Schimbarea bruscă a stilului de viaţă poate indica o posibilă suplimentare ilicită a bugetului personal. Exemplele pot include achiziţionarea unui automobil de lux, a unei case exorbitante sau a altor bunuri materiale a căror valoare pare a depăşi cu mult nivelul salarial al angajatului respectiv. Acesta constituie, de obicei, un semnal de alarmă major, în cazul unei investigaţii corporate, că ceva nu este în ordine.
Acestea ar fi şase caracteristici care pot ridica suspiciuni privind integritatea morală a unui angajat şi care ar putea duce la deconspirarea unui caz de fraudă ocupaţională. Având în vedere natura vagă a acestor semne, ele trebuie tratate cu maximă atenţie şi discreţie. În niciun caz nu trebuie recurs la acuzaţii nefondate, mai ales în lipsa unor probe solide. Din acest motiv, este preferabil ca investigaţia propriu-zisă să fie lăsată în grija unei agenţii profesioniste de investigaţii corporate. Specialiştii în business intelligence au experienţă în a depista şi destabiliza celule frauduloase şi în investigarea unor astfel de speţe, în vederea obţinerii unor probe concrete, care pot ajuta business-ul să îşi recupereze prejudiciul şi să pedepsească făptaşii.
Echipa SPIA România oferă o gamă variată de servicii de investigaţii de business, folosindu-se de o vastă experienţă în rezolvarea cazurilor de fraudă ocupaţională, pentru varii industrii şi verticale de business. Dacă aveţi nevoie de o agenţie de investigatori specializată pe mediul de business din România, vă recomandăm să vizitaţi pagina noastră de investigaţii corporate.