Depistarea fraudelor din interiorul companiei reprezintă cea mai importantă etapă din investigațiile antifraudă. De multe ori, investigatorul caută semnele ce ar putea identifica o fraudă, însă, în foarte multe situaţii, frauda ocupațională iese la suprafață în moduri surprinzătoare.
ACFE Global Study 2020 ne prezintă mai multe modalități de detectare inițială a fraudelor, așa cum au reieșit din activitatea investigatorilor privați în anul 2020.
Deși pare surprinzător, cel mai adesea, investigația unei fraude pornește în urma primirii unei informații din partea unui angajat. Practic, 40% dintre fraude sunt descoperite astfel. Un mic pont, o pistă pentru investigații venită chiar din interiorul companiei.
O alta modalitate prin care fraudele ies la suprafață o reprezintă evaluarea performanței managementului. Prin investigarea procesului managerial şi detectarea anumitor anomalii, se soluţionează 15% dintre cazurile de fraudă.
Printre modalitățile folosite de investigatorii privați pentru identificarea fraudelor se numără și: auditare sau analiză externă, studierea și interpretarea documentelor companiei, monitorizarea activităţii angajaților, notificări primite de la autorități, controale IT sau, în cele mai rare cazuri, făptașul ajunge să mărturisească el însuşi frauda.
Cu alte cuvinte, cel care raportează frauda ocupațională este, în 50% dintre cazuri, un angajat; clienții raportează o ilegalitate în 22% dintre cazuri, un pont anonim duce la deconspirarea a 15% dintre fraude, un distribuitor sau furnizor contribuie la soluţionarea a 11% dintre cazuri, în timp ce un competitor descoperă şi divulgă frauda în doar 2% dintre situații. În majoritatea cazurilor, investitorul sau ownerul de business este cel care află ultimul despre situaţia frauduloasă.
Investigatorii antifraudă împart metodele de detecție a unei fraude în 3 categorii:
- Metode pasive de detecție
- Metode potențial active sau pasive de deconspirare
- Metode active de dezvăluire a fraudei.
Datele corelate au arătat că metodele pasive de divulgare a unei fraude au cauzat prejudicii de valoare mai mare, au fost descoperite după mai mult timp şi au implicat, per total, costuri mai mari pentru companie. Dintre metodele pasive, cele mai cunoscute sunt: descoperirea accidentală a unei fraude, mărturisirea fraudei de către făptaș și notificarea venită din partea poliției.
Metodele potențial pasive sau active de aflare a unei fraude se referă la rezultatele unui audit extern sau la o informare venită din partea unui angajat, în timp ce metodele active se referă la investigarea antifraudă realizată special pentru descoperirea problemelor. În acest caz, fraudele nu sunt descoperite din întâmplare, ci se fac eforturi concrete pentru deconspirare. Dintre metodele active de descoperire a fraudelor, menționăm examinarea documentelor, evaluarea managerială, cercetarea internă, reconcilierea contabilă, controalele IT și monitorizarea activităţii companiei.
Având în vedere că în 40% dintre cazurile de fraudă, deconspirarea se face prin intermediul unei informări, este interesant la cine anume ajunge această informație. În general, în situaţiile în care există o pistă pentru investigații, informatorul nu foloseşte mecanismele sau canalele formale de raportare, ci preferă să vorbească despre suspiciunea pe care o are direct cu superiorul său, cu investigatorul antifraudă sau cu alte persoane considerate „cu autoritate” în această chestiune – angajații din departamentul Resurse Umane sau chiar colegi.
Tocmai de aceea, este foarte important ca în cadrul companiilor să existe training periodic al angajaților, în legătură cu informările pe care le pot trimite sau primi referitor la posibile fraude și ce anume să facă atunci când întâlnesc astfel de situații. Existența unui canal sigur de comunicare, prin care angajații pot relata suspiciunile sau certitudinile de fraudă pe care le dețin, este benefică și recomandată tuturor companiilor.
Investigațiile antifraudă au ca scop aflarea adevărului, iar metodele active de detectare a unei fraude sunt cele mai eficiente și profitabile pentru companie. Se evită, astfel, situațiile în care compania află prea târziu despre o fraudă, valoarea prejudiciului este crescută, iar fenomenul fraudulos afectează reputația companiei și a investitorilor.
