Ce înseamnă whistleblowing
Sistemul de raportare a neregulilor de către avertizorii de integritate poartă numele de whistleblowing. Concret, angajații, colaboratorii sau chiar persoane din exteriorul unei organizații, raportează fapte care încalcă legea, care sunt incorecte sau lipsite de etică, indiferent dacă au fost comise de angajatori sau de alți angajați. Raportarea neregulilor se face prin intermediul canalelor puse la dispoziție chiar de organizație, conform legii, și poate atrage după sine sancțiuni disciplinare sau penale pentru cel raportat, dacă investigația confirmă aspectele dezvăluite de raportor.
Persoana care face o astfel de raportare privind fapte sau acțiuni care încalcă legea și/sau etica se numește avertizor de integritate sau whistleblower, indiferent dacă evenimentele pe care le reclamă au fost sau sunt comise chiar angajator sau colegi, iar organizația face parte din sectorul public sau privat.
Calitatea de whistleblower nu este una atribuită oficial, ci revine by default persoanei care face dezvăluirile și care trebuie să respecte câteva condiții pentru a putea fi catalogate drept raportări whistleblowing: să fie realizate doar prin canalele de raportare puse la dispoziție de organizație, să respecte ordinea stabilită de lege, să nu aibă drept scop obținerea unor beneficii și să nu vizeze conflicte personale sau profesionale între raportor și raportat.
Cadrul legal
Primele acțiuni ce pot fi considerate a fi whistleblowing datează încă din secolul VII, atunci când legiuitorii au început să apeleze la simpli cetățeni pentru a detecta și destructura scheme și practici ilegale, oferindu-le acestora o parte din banii la a căror recuperare participau prin dezvăluirile lor.
Revenind în zilele noastre, Uniunea Europeană a aprobat în 2019 o directivă prin care companiile trebuie să se supună anumitor reglementări în ceea ce privește protecția oferită avertizorilor de integritate și a stabilit ca dispozițiile din plan european să fie transpuse în legislația națională până la data de 17.12.2021, în așa fel încât după această dată să producă efecte. Drept urmare, în 2021, Ministerul Justiției din țara noastră a pus în dezbatere publică proiectul de lege privind „Protecția avertizorilor în interes public”. Deși Comisia Europeană a stabilit un termen tranzitoriu de doi ani necesar implementării, la momentul scrierii acestui articol (februarie 2022), acesta nu a fost adoptat încă de către Parlament – proiectul de lege se află în dezbatere la comisiile de specialitate din cadrul Parlamentului. Comisia Juridică a avizat favorabil proiectul, formulând unele propuneri de modificare a diverși termeni.
Conform proiectului de lege aflat în dezbatere, vor intra sub incidența legii și vor fi obligate să se conformeze cu obligațiile impuse de aceasta:
(i) Autoritățile și instituțiile publice;
(ii) Persoanele juridice de drept privat care au cel puțin 50 de angajați;
(iii) Regiile autonome de interes național sau local, companiile și societățile naționale;
(iv) Societățile la care statul sau o autoritate a administrației publice locale este acționar, indiferent de numărul de angajați.
Ce prevede proiectul de lege și cum sunt afectate companiile
Obligațiile prevăzute de lege pentru acestea sunt, la momentul actual, următoarele:
- conceperea, implementarea și managementul canalelor de înregistrare a raportărilor, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea identității whistleblower-ului și a oricăror alte persoane menționate în raportare, alături de restricționarea accesului la informații pentru membrii neautorizați din organizație;
- obligația de a transmite avertizorului confirmarea primirii raportării sale, în cel mult șapte zile lucrătoare de la primirea acesteia;
- desemnarea unei persoane/departament/terț cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni complementare și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu obiectivitate și care să aibă independență în exercitarea acestor atribuții;
Conform Directivei Europene 2019/1937 privind protecția avertizorilor de integritate și a proiectului de Lege ce urmează a fi adoptat de Parlament în acest sens, orice formă de represalii împotriva raportorilor este strict interzisă. Printre măsurile pe care organizațiile nu au voie să le ia se numără:
- suspendarea contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
- concedierea;
- modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
- retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă şi a dezvoltării profesionale;
- aplicarea unei sancțiuni disciplinare;
- constrângerea, intimidarea, hărțuirea sau ostracizarea;
- discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
- refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut așteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
- refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
- cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputației persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităților de afaceri și a pierderii de venituri;
- includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie formal sau informal, care poate presupune că persoana în cauză nu își va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
- rezilierea înainte de termen sau anularea unui contract pentru bunuri sau servicii;
- anularea unei licențe sau a unui permis;
- solicitarea efectuării unei evaluări psihiatrice sau medicale.
Proiectul de lege care transpune Directiva Whistleblowing în legislația națională, este menționat faptul că raportarea trebuie să curprindă cel puțin: nume si prenume, date de contact, contextul profesional în care au fost obținute informațiile, descrierea faptei susceptibile să contituie încălcare a legii, probele în susținerea raportării și, după caz, semnătura.
Identitatea avertizorului de integritate va fi astfel cunoscută doar de către responsabilul desemnat, fie că face parte din organizație sau din afara ei, și, după caz, de managerul organizației, dacă raportarea nu îl vizează pe acesta. În cazul semnalării de către whistleblower a unor aspecte ce întrunesc elementele constitutive ale unei infracțiuni, avertizorii pot beneficia de măsurile de protecție prevăzute de legea penală.
Avertizarea anonimă efectuată de către un angajat nu a fost pusă în discuție în cuprinsul Directiei Europene și nici cu ocazia întocmirii proiectului de lege privind protecția avertizorilor în interes public, dar conține prevederea care stabilește că raportarea trebuie să conțină datele de identificare ale avertizorului, precum și alte date care să ajute la identificarea competenței de soluționare a sesizării.
Avantajele și dezavantajele whistleblowing
Printre avantajele implementării sistemului de raportare whistleblowing se numără:
- posibilitatea managerilor de a identifica angajații care comit sau care pregătesc comiterea unor fapte ilegale cu ocazia derulării activităților profesionale;
- stabilirea unor modalități de identificare pentru documente sau bunuri sustrase, recuperarea unor prejudicii, având la bază activitatea companiei sau a unui colaborator;
- descurajarea angajaților care întreprind sau pregătesc astfel de acțiuni ilicite în cadrul organizației unde își desfașoară activitatea ;
- managerul ia la cunoștință în timp util de existența sau derularea unor acțiuni ilicite în cadrul companiei și are posibilitatea de a stabili zonele de activitate/departamentele/procesele și procedurile vulnerabile ;
- managerii pot dispune măsuri pentru diminuarea sau eliminarea unor vulnerabilități (identificate ca urmare a raportărilor sau a investigațiilor ulterioare), pentru a preveni comiterea unor fraude;
- creșterea gradului de încredere în rândul stakeholder-ilor;
- dezvoltarea sănătoasă a companei;
- consolidarea unei culturi antifraudă;
- diminuarea majoră a prejudiciilor cauzate de frauda internă, externă sau mixtă.
Dezavantajele implementării sistemului de raportare whistleblowing sunt minime, dacă nu chiar inexistente, și fac referire la angajații implicați în comiterea unor fapte ilicite, care pot suporta anumite repercusiuni în urma implicării în săvărșirea unor încălcări ale legii în legătură cu serviciul.
Rolul investigatorilor în raportările whistleblowing
Prin implementarea Directivei UE, așa cum a fost ea adoptată de Comisia Europeană, s-a creat oportunitatea companiilor din mediul privat de a colabora cu terțe persoane pentru a sprijini integrarea unor măsuri cu scopul dezvoltării nivelului de integritate a angajaților, precum și de a-i încuraja să sesizeze faptele ilicite din interior, și nu numai.
Identificarea și punerea în aplicare a unor măsuri și proceduri eficiente de protecție a avertizorilor crește gradul de confidențialitate asupra identității raportorului, a persoanei vizate și a abaterii semnalate.
Acest context este unul favorabil derulării unor activități de investigații business intelligence, astfel încât companiile din mediul privat pot apela la serviciile noastre în vederea efectuării unor investigații antifraudă, pentru identificarea cauzelor și împrejurărilor săvârșirii unor fapte ilicite, precum și pentru fundamentarea deciziei de acțiune a managerului față de cei implicați, ori, după caz, pentru sesizarea autorităților competente.
În plus, colaborarea cu o agenție de investigații corporate, așa cum este și SPIA, oferă managerilor posibilitatea ca, la finalizarea investigațiilor private efectuate, să dețină majoritatea elementelor necesare pentru a lua decizii referitoare la corectitudinea aspectelor semnalate de whistleblower.
Având în vedere că Directiva Europeană Whistleblowing permite externalizarea responsabilității pentru primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor înregistrate privind sesizările angajaților, este posibilă crearea unui sistem comun de raportare pentru mai multe companii, mai ales dacă acestea fac parte din același grup, au domenii de activitate similare sau dacă se află în relații comerciale.
Printre avantajele pe care companiile la au în colaborarea cu un investigator privat într-o raportare whistleblowing, se numără:
- verificările sunt efectuate de persoane cu expertiză în domeniu;
- este asigurată protejarea totală a identității avertizorului de integritate sau a terțelor persoane indicate in sesizare;
- pătrunderea investigatorului în mediul de lucru ce are legătură cu aspectele sesizate;
- derularea verificărilor cu respectarea cadrului normativ în vigoare, ceea ce face ca raportul privind rezultatul investigațiilor să poată constitui probă într-o acțiune în instanță;
- agenția de investigații corporate asigură în întregime suportul tehnic și logistic;
- disponibilitatea investigatorilor SPIA de a se deplasa la sedii secundare sau alte locații,pentru completarea datelor necesare în investigația antifraudă;
- accesul unui număr limitat de persoane din companie la datele rezultate în urma investigațiilor;
- confidențialitatea datelor obținute în urma investigațiilor, în raport cu alți angajați din
cadrul companiei și cu alte persoane; - scăderea volumului de activitate pentru angajații companiei, prin degrevarea lor de acțiuni de investigații, ce necesită specializare și expertiză;
- rezultatul investigației este pus la dispoziție într-un timp relativ scurt;
- sunt obținute date complete asupra aspectelor semnalate;
- sunt identificare aspecte noi ce au legătura cu sesizarea sau cu angajatul implicat;
- efectuarea verificărilor este făcută cu celeritate;
- identificarea unor vulnerabilități existente în activitatea companiei;
- stabilirea cu certitudine a implicării/neimplicării unor angajați;
- consultanță de specialitate acordată pe parcursul derulării investigației și ulterior acesteia.
Mai multe despre pachetul complet de servicii, care acoperă toate cele 3 spectre de acțiune – prevenție & educare, implementarea soluției de raportare și măsuri & acțiuni concrete post-raportare, puteți citi aici.
Dacă aveți nevoie de suport în implementarea whistleblowing, sistemului de raportare a neregulilor de către avertizorii de integritate, vă stăm la dispoziție pe contact@spiaromania.com
